Le choix d’un logiciel de comptabilité / ERP est une décision importante pour assurer une gestion rigoureuse de votre entreprise. Le choix d’un outil simple suffira pour effectuer les tâches de base, comme la facturation, les paiements, les déclarations TVA ou la gestion des salaires. D’autres logiciels, plus complexes vous permettront de personnaliser les modules selon plusieurs critères tels que la taille, le secteur d’activité ou encore les besoins spécifiques de votre entreprise.
Le panel de logiciels comptables disponibles sur le marché est large ainsi que les fonctionnalités techniques que proposent ces applications : accès à distance (Cloud), sauvegarde automatique, sécurité des données…
La fiduciaire Bonnefous & Cie SA fait le point sur les bonnes questions à se poser pour choisir son logiciel de comptabilité / ERP et vous propose un zoom sur les outils clés en main, les plus utilisés par ses comptables en interne et par ses clients.
Logiciel de comptabilité basique ou ERP ? telle est la question…
Il existe, sur le marché, différents types d’outils qui vous permettent de gérer votre comptabilité, vos finances et plus largement votre organisation. Selon vos besoins, votre secteur et la taille de votre entreprise, vous pourrez choisir un logiciel dédié à la comptabilité ou bien un progiciel de gestion intégrée (ERP).
Un logiciel de comptabilité propose en général plusieurs modules tels que la facturation, la gestion des stocks, des fournisseurs et des débiteurs ainsi que le E-Banking ou encore la gestion des projets (GIT, Cresus, Winbiz, Banana, Sage…).
Un logiciel de comptabilité est souvent un logiciel fermé dont la base de données n’est pas accessible par l’utilisateur, il rend le logiciel difficilement évolutif et adaptable. Si ce logiciel suffit aux besoins actuels et futurs de l’entreprise, il sera probablement plus économique qu’un ERP.
Un ERP, quant à lui, dispose de fonctionnalités supplémentaires vous permettant de gérer et d’analyser en profondeur votre activité. Un ERP est un logiciel ouvert permettant à tout utilisateur de modeler son environnement en fonction de ses besoins. Un ERP vous permettra:
- D’accéder à votre base de données,
- De faire évoluer votre outil de gestion
- De tirer le maximum de valeur ajoutée de vos données.
Il vous offrira des modules puissants pour gérer votre entreprise:
- Ressources humaines : notes de frais, salaires, congés,…
- Production : Ingénierie de production, Chaîne logistique, qualité, maintenance…
- Vente : Devis, bon de commande, gestion des contrats, facturation…
- E-commerce
- CRM : gestion des informations clients
- Automatisation marketing
Pendant longtemps, les ERP étaient réservés aux grandes entreprises car coûteux et difficiles à paramétrer. Aujourd’hui, en plus des logiciels historiques tels que SAP, Abacus, Microsoft Navision ou Oracle, d’autres intégrateurs de logiciels inventent de nouveaux outils plus accessibles (Odoo, Cyrus, Bexio…).
Plateforme responsive – App – Gadgets ou outils réellement utiles ?
Certains de ces outils offrent des solutions responsives et vous proposent des Apps à télécharger depuis votre IPhone ou votre Android (Note de frais – Portail RH – Caisse – Reporting).
Les entreprises doivent appréhender le coût induit en traitement de l’information de ces outils additionnels. Certains prennent tout leur sens en fonction de la nature de l’activité de l’entreprise, d’autres ont plus de peine à convaincre et à amener une vraie valeur ajoutée.
Cloud ou pas cloud ?
Les outils disponibles dans le Cloud sont de plus en plus nombreux. Cette technologie vous permet de vous connecter depuis n’importe où et sur n’importe quel appareil (PC, Portable, tablette), dès lors que vous disposez d’une connexion internet.
Par ailleurs, la sécurité des données dans le Cloud est bien souvent plus renforcée que si vous stockez vos données sur un serveur en interne. Le Cloud permet une mise à jour automatique de ces outils vous permettant d’être constamment en conformité avec les réglementations en vigueur et obtenir les derniers développements.
Toutefois, les offres proposées par les créateurs d’ERP restent, à ce jour, relativement coûteuses, même si cette tendance devrait s’atténuer dans les années à venir.
Logiciels de comptabilité / ERP : les critères de choix
1. Listez vos besoins organisationnels
De quoi avez-vous besoin :
- D’une comptabilité analytique
- Des centres de coûts
- Des centres de profits
- Du reporting spécifique à l’activité de l’entreprise
- Etc…
Une description précise de votre organisation actuelle et future vous aidera à identifier les outils les plus adaptés à votre organisation.
2. Définissez vos spécificités
Votre activité implique des besoins spécifiques.
La plupart des logiciels de comptabilité / ERP présents sur le marché vous proposent des modules additionnels standards qui vous permettront de répondre, dans la plupart des cas, à vos besoins : gestion des stocks, facturation, gestion des immobilisations, relance clients, échéance fournisseurs, gestion des salaires…
Si vous disposez déjà d’une application spécifique que vous souhaitez conserver tout en optimisant votre système, la plupart des logiciels peuvent connecter des données externes à leur propre base.
Enfin, s’il n’existe pas de module standard pour votre activité, un développement spécifique sera possible sur certains logiciels.
3. Anticipez la croissance de votre activité
Votre entreprise va se développer. Prenez le temps de la réflexion pour choisir un logiciel comptable / ERP qui pourra évoluer en même temps que votre activité et accompagner votre croissance.
4. Déterminez votre budget
Tous les logiciels actuellement sur le marché ont des coûts qui varient significativement : abonnement, licences collectives ou individuelles, formation, migration des données… Toutefois, gardez à l’esprit que ces logiciels doivent vous permettre d’améliorer votre organisation : gain de temps, automatisation du traitement des données, analyse stratégique des données…
Par exemple, la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) vous permet de collecter des factures de différents formats (PDF, Jpeg, Papier). Si vous avez un gros volume de documents à traiter l’OCR peut être un facteur d’économie.
5. Exploitez la valeur ajoutée de vos données
Le logiciel de type ERP peut devenir un outil puissant d’aide à la décision. En effet, certaines de ces applications vous permettent d’analyser l’ensemble de vos données et d’en extraire toute la valeur ajoutée.
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Notre large connaissance des logiciels de comptabilité / ERP nous permet de vous accompagner dans la sélection du meilleur outil adapté aux besoins de votre entreprise. Nous restons à l’écoute du marché et ne cessons de tester ces outils pour être informés en permanence de leurs évolutions.
Vous créez votre entreprise ou bien vous souhaitez changer votre logiciel de comptabilité / ERP ? La fiduciaire Bonnefous & Cie SA est à votre disposition pour étudier votre situation et vous recommander l’outil le plus adéquat à votre structure et votre organisation. Contactez-nous au 022 906 11 77 ou par mail : claire.gerdil@bonnefous.ch
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